Бухгалтеру

Определена процедура хранения электронных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях

23 сентября

Связь. Информация и информатизация

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526

«Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»

Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 N 38830.

Определена процедура хранения электронных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.

В частности, согласно утвержденным Правилам обязательными условиями хранения электронных документов являются:

• наличие в архиве организации не менее 2-х экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
• наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;
• обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

В процессе хранения электронных документов в архиве организации не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов, и в случае изменения физического состояния носителей проводится работа по перезаписи электронных документов на новые носители.

При передаче электронных документов в архив организации выполняются, в том числе, проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ и проверка воспроизводимости электронных документов.

Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A.

Обзор подготовлен специалистами компании «Консультант Плюс» и предоставлен компанией «КонсультантПлюс Свердловская область» — информационным центром Сети КонсультантПлюс в г. Екатеринбурге и Свердловской области

Вернуться к списку новостей